LAS AUDITORÍAS DE MANTENIMIENTO

Qué son, como se llevan a cabo

Cuando una empresa se plantea si la gestión que se hace del mantenimiento es la adecuada, la respuesta puede ser SI, NO o REGULAR. Claro está que cualquiera de las tres respuestas es insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos puntos intermedios de respuesta, y porque no informa sobre qué cosas tendrían que cambiar para que la gestión del departamento pudiera considerarse excelente. La mejor solución en el caso de que busquen soluciones y posibilidades de mejora es sin duda  realizar una Auditoría de Mantenimiento, comparando el departamento de mantenimiento de la industria que se analiza con un departamento modélico, ideal, y determinando en el proceso qué cosas separan al departamento analizado de ese modelo de excelencia. 

Este es un artículo extraído del libro INGENIERÍA DEL MANTENIMIENTO. Descárgate el índice completo pinchando aquí

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La calidad en la fabricación de tornillos tiene un significado sencillo de entender. Significa fabricar tornillos que alcancen las especificaciones marcadas a un coste que permita obtener el beneficio deseado a la empresa que los produce. Cuando se habla de calidad en el servicio que presta un restaurante se habla de la satisfacción que provoca en el cliente el conjunto de alimentos y servicios disfrutados (decoración, amabilidad, etc.) en relación al dinero pagado, o dicho de otra forma, al cumplimiento de las expectativas del cliente en lo que recibe en relación a lo que tiene que abonar por ello.

Cuando se habla en cambio de calidad o de excelencia en mantenimiento conviene definir con exactitud a qué se refieren estos términos.  Calidad en mantenimiento debe entenderse como la obtención de la máxima disponibilidad al mínimo coste. Si se desmenuza este ambicioso objetivo en pequeñas metas menores, se encuentra que “máxima disponibilidad al mínimo coste” tiene entre otros, los siguientes significados: 

• Que se disponga de mano de obra en la cantidad suficiente y con el nivel de organización necesario.
• Que la mano de obra esté suficientemente cualificada para acometer las tareas que sea necesario llevar a cabo.
• Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo más alto posible.
• Que se disponga de los útiles y herramientas más adecuadas para los equipos que hay que atender.
• Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los requisitos necesarios.
• Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el más bajo posible.
• Que se disponga de los métodos de trabajo más adecuados para acometer las tareas de mantenimiento.
• Que las reparaciones que se efectúen sean fiables, es decir, no vuelvan a producirse en un largo periodo de tiempo.
• Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia de averías o intervenciones programadas no afecten al Plan de Producción, y por tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o internos).
• Que se disponga de información útil y fiable sobre la evolución del mantenimiento que permita a los responsables de la planta poder tomar decisiones.

LA AUDITORÍA DE MANTENIMIENTO

Realizar una auditoría de mantenimiento no es otra cosa que comprobar CÓMO se gestiona cada uno de los diez puntos indicados anteriormente. El objetivo que se persigue al realizar una auditoría no es juzgar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo, no es una actividad contra el Jefe de Mantenimiento: es saber en qué situación se encuentra un departamento de mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar qué acciones son necesarias para mejorar los resultados.

Claro está que hay que diferenciar entre las evaluaciones técnicas analizadas en el capítulo anterior, denominadas a veces Auditorías Técnicas de Mantenimiento, y las Auditorías de Gestión que se analizan en éste. Las primeras tratan de determinar el estado de una instalación. Las segundas, tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de mantenimiento y de su forma de gestionar.

Cada una de ellas tiene su parcela, su utilidad. Las primeras son una fotografía técnica instantánea que permite conocer el estado de la instalación, permite conocer su evolución futura y incluso la posibilidad de que sufra determinados percances. Las segundas, las auditorías de gestión del mantenimiento, son mucho más profundas, y ahondan en las causas por las que se ha llegado a una situación técnica determinada. Hay que tener en cuenta que una instalación degradada, aunque se identifiquen los puntos a reparar y se aborden estas reparaciones, al cabo de un tiempo volverá a estar degradada, ya que la causa habitual de esa degradación es que la gestión del mantenimiento de esa instalación no es la adecuada. Visto de esta forma, las auditorías técnicas que evalúan el estado de la instalación identifican los síntomas, mientras que las auditorías de gestión identifican las causas de esa situación.

La auditoría de gestión de mantenimiento propuesta en este libro se basa en el análisis de una serie de cuestiones. El cuestionario que se propone consta de 118 cuestiones, y RENOVETEC ha comprobado su validez en empresas de muy diversa índole, aunque a veces serán necesarias pequeñas modificaciones para adaptarlo mejor a la realidad de la empresa auditada. El cuestionario analizado en este capítulo es exactamente el que utiliza RENOVETEC cuando debe abordar la auditoría de mantenimiento de una instalación.

Cada una de las cuestiones analizadas tiene 4 posibles valores: “3” si la respuesta a la cuestión planteada es muy favorable, “2” si la situación es mejorable, aunque aceptable; “1” si la situación es desfavorable y se hace necesario un cambio; y “0” si la respuesta es tan desalentadora como para considerar la situación de ese punto un autentico desastre. 

Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un “0” o un “1” deben incluirse en un PLAN DE ACCIÓN, y transcurrido cierto tiempo, deben realizarse una nueva auditoría comprobando especialmente aquellos puntos que habían obtenido un resultado desfavorable. Al cabo de unos meses la situación de un departamento ruinoso, desalentado, con unos resultados catastróficos puede pasar milagrosamente a ser un departamento modélico. Y todo ello, sin grandes cambios espectaculares, sin grandes reingenierías de proceso, sin llegar a la conclusión de que es mejor destruirlo todo y construir las instalaciones de nuevo, y sin necesidad de pensar que la culpa la tiene otro.

Claro, el punto más importante de una auditoría de mantenimiento es ese PLAN DE ACCIÓN, en el que se identifican los problemas que se detectan en la gestión del mantenimiento de una empresa, y como se propone solucionarlos.

Hay muchas formas de mejorar. La realización de una Auditoría de Mantenimiento no es un ungüento mágico, no es el producto de un consultor charlatán vendedor de humo. Es tan solo una forma más de identificar problemas y proponer soluciones.

Índice detallado del capítulo 19

AUDITORÍAS DE GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO

• CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO  
• AUDITORÍA DE MANTENIMIENTO     
• LA GESTIÓN PERFECTA, LA EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO   
• LAS ÁREAS DE GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO      
• EL PERFIL DEL AUDITOR           
• DOCUMENTACIÓN A PREPARAR PREVIAMENTE    
• ÁREA 1: PERSONAL DE MANTENIMIENTO    
  • El modelo ideal               
  • Cuestiones propuestas para verificar el área de personal     
  • Aclaraciones sobre el cálculo de rendimiento          
• EL PLAN DE MANTENIMIENTO   
  • El modelo ideal  
  • El cuestionario de la auditoria
• EL MANTENIMIENTO LEGAL
  • El modelo ideal   
  • El cuestionario de la auditoria         
• LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO    
  • El modelo ideal      
  • El cuestionario de la auditoría         
• ANÁLISIS DE LOS MEDIOS TÉCNICOS EMPLEADOS POR MTO.    
  • El modelo ideal        
  • El cuestionario de la auditoría               
• LA ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO       
  • El modelo ideal   
  • El cuestionario de la auditoría    
• LA GESTIÓN DE REPUESTOS Y CONSUMIBLES   
  • El modelo ideal        
  • El cuestionario de la auditoría      
• LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN      
  • El modelo ideal                     
  • El cuestionario de la auditoría     
• EL ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE MANTENIMIENTO               
  • El modelo ideal 
  • El cuestionario de la auditoría          
• CLASIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS POR SUS EFECTOS 
• EL CÁLCULO DEL ÍNDICE DE CONFORMIDAD      
  • Ponderación de los aspectos    
  • Cálculos    
  • Cálculo de la incertidumbre  
  • Herramientas informáticas para el cálculo del índice    
  • Valores de referencia   
• EL INFORME FINAL  
• CUESTIONARIO DE LA AUDITORÍA  
  • Cuestiones a plantear   
  • Automatización de los cálculos    
• LA REALIZACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA  
  • Fase de preparación        
  • Análisis de la documentación     
  • Entrevistas con los responsables   
  • Trabajo de campo     
  • La reunión de cierre       
  • La preparación del informe      
  • La presentación de informe    
  • El seguimiento de las recomendaciones         
  • La duración total de una auditoría de mantenimiento        
• FRECUENCIA DE LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS
• PROBLEMAS HABITUALES DETECTADOS EN AUDITORÍAS